I viaggi d’affari sono uno dei termini più comunemente utilizzati, ma anche più frequentemente mal interpretati, nel diritto del lavoro polacco. Contrariamente alle apparenze, non tutte le visite a un cliente, i viaggi in una filiale o le installazioni nei locali di un appaltatore costituiscono un “distacco”. Le differenze tra viaggi d’affari, lavoro mobile e distacco sono fondamentali per la fatturazione, le diarie, l’orario di lavoro e persino le tasse e i contributi previdenziali.
Nel 2025, nonostante la mancanza di cambiamenti normativi rivoluzionari, stiamo assistendo a un crescente interesse per il tema dei viaggi d’affari, soprattutto nel contesto del lavoro ibrido e mobile, in cui i confini tra luogo di lavoro e viaggio sono spesso sfumati.
In questo articolo troverete una guida pratica e completa alle regole attuali: dalla definizione di delega e dalle regole di conteggio del tempo, ai tassi dettagliati di diaria, ai rimborsi, ai limiti fiscali e agli errori più comuni che commettono sia i dipendenti che i professionisti delle risorse umane.
Cosa si intende per viaggi di lavoro secondo il Codice del Lavoro?
Ai sensi dell’articolo 77⁵ del Codice del lavoro, per viaggio d’affari si intende l’esecuzione di un incarico professionale, su istruzione del datore di lavoro, al di fuori della sede legale del datore di lavoro o del luogo di lavoro permanente.
Pertanto, affinché un viaggio sia considerato d’affari, devono essere soddisfatte tre condizioni:
- c’è un ordine del datore di lavoro,
- il dipendente svolge una mansione lavorativa specifica,
- l’attività si svolge al di fuori del luogo di residenza o del luogo di lavoro permanente.
Se un dipendente ha nel suo contratto la dicitura “territorio dell’intero Paese” o si sposta costantemente da un punto all’altro (ad esempio, tecnico dell’assistenza, rappresentante di vendita, autista), i suoi viaggi non sono sempre viaggi di lavoro. La Corte di Cassazione, nella sua risoluzione del 19 novembre 2008. (II PZP 11/08) ha sottolineato che un viaggio d’affari è di natura accessoria, ossia non è un elemento quotidiano e ripetitivo del lavoro.
Chi stabilisce le regole di regolamento e come?
In ambito di bilancio , le regole per la liquidazione delle deleghe sono stabilite nell’ordinanza del Ministro della Famiglia, del Lavoro e delle Politiche Sociali del 29 gennaio 2013. (Gazzetta ufficiale 2013, voce 167, modificata).
Nel settore privato, le regole sono stabilite dal datore di lavoro stesso – in un contratto collettivo, nelle norme sulla retribuzione o direttamente nel contratto di lavoro. Tuttavia, se l’azienda non stabilisce le proprie regole, si applicano le disposizioni dell’Ordinanza sul bilancio. Si tratta di una cosiddetta “rete di sicurezza”: in tal caso, non è possibile fissare indennità inferiori all’indennità nazionale (45 PLN).
In pratica, la maggior parte delle aziende private si affida alle normative statali, con le sole modifiche (ad esempio, limiti alberghieri più elevati o tariffe forfettarie proprie).
Posto di lavoro fisso e viaggi d’affari
Il fatto che un viaggio sia un viaggio di lavoro dipende in gran parte dalle disposizioni del contratto di lavoro. Se il contratto indica un luogo specifico (ad esempio Varsavia, via Prosta 10), qualsiasi viaggio al di fuori di questo luogo – ad esempio a Danzica – sarà un viaggio di lavoro. Tuttavia, se viene specificato “l’intero territorio della Polonia” o “il territorio del Voivodato di Mazowieckie”. Allora i viaggi all’interno dei confini di quest’area non saranno viaggi d’affari, ma semplicemente lo svolgimento di un lavoro in un luogo specifico.
È bene tenerlo presente, poiché l’errata classificazione di un viaggio come “viaggio di lavoro” o “lavoro sul campo” non solo influisce sul pagamento delle diarie, ma anche sugli obblighi fiscali e assicurativi.
Orario di lavoro durante i viaggi di lavoro
Una delle domande più frequenti delle Risorse Umane è: il tempo trascorso in viaggio conta come orario di lavoro?
La risposta è: dipende dalle circostanze.
Secondo la giurisprudenza consolidata e la posizione dell’Ispettorato nazionale del lavoro:
- il tempo di viaggio (ad es. treno, aereo, auto) non è orario di lavoro se si svolge al di fuori del normale orario di lavoro e il dipendente non svolge mansioni durante questo tempo,
- se il viaggio avviene durante l’orario di lavoro, il tempo viene conteggiato come orario di lavoro,
- se il dipendente guida o svolge attività legate alle sue mansioni (ad esempio, prepara una relazione, contatta un cliente) – questo tempo è orario di lavoro anche fuori orario.
Esempio:
- il dipendente lavora dalle 9:00 alle 17:00; partenza del treno dalle 10:00 alle 13:00 – questo tempo viene conteggiato come orario di lavoro,
- ritorno in treno 19:00-22:00 – non conta (a meno che non stesse svolgendo mansioni durante).
Nota: la giurisprudenza della CGUE (ad esempio il caso Tyco) indica che, nel caso dei lavoratori mobili, il viaggio per raggiungere il primo cliente e il ritorno dall’ultimo cliente possono essere considerati come orario di lavoro se sono parte integrante delle mansioni.
Detrazioni nazionali – aliquote attuali e metodo di calcolo
Dal 1° gennaio 2023, l’indennità nazionale è di 45 PLN per ogni giorno di viaggio di lavoro.
Il suo importo dipende dalla durata del viaggio:
| Durata della delega | Importo dell’indennità |
|---|---|
| < 8 ore | mancanza di dieta |
| 8-12 ore | 50% di diaria = PLN 22,50 |
| > 12 ore | 100% di diaria = 45 PLN |
Se la delegazione dura più giorni, l’indennità è dovuta per ogni giorno iniziato. Se tra un viaggio e l’altro c’è un intervallo inferiore alle 8 ore (ad esempio, due visite nello stesso giorno), si sommano i tempi di viaggio totali.
Detrazioni per i pasti
Se il datore di lavoro fornisce il vitto, l’indennità viene ridotta di conseguenza:
- colazione – 25% della dieta,
- Pranzo – 50% della dieta,
- Cena – 25% della dieta.
In pratica, ciò significa che se il dipendente ha usufruito di pranzo e colazione, riceverà solo il 25% della diaria, ossia 11,25 PLN. È una buona idea includere questo aspetto nei regolamenti di delega, altrimenti sorgono controversie tra le Risorse umane e i dipendenti per la diaria “detratta”.
Importi forfettari e diritti aggiuntivi
Durante un viaggio di lavoro, il dipendente ha anche diritto al rimborso delle spese o a somme forfettarie:
- trasporto locale – 20% della diaria per ogni giorno iniziato (cioè 9 PLN/giorno) se non ci sono biglietti,
- unpernottamento senza fattura – una tariffa forfettaria pari al 150% dell’indennità giornaliera (cioè 67,50 PLN) se il pernottamento è durato almeno 6 ore tra le 21:00 e le 7:00.
Se il datore di lavoro fornisce l’alloggio in albergo, il tasso forfettario non è ammissibile. Nel settore privato possono essere introdotti tassi più elevati, ma l’eccedenza può essere soggetta a imposte e contributi.
Gli errori più comuni nel regolamento delle deleghe
Uno dei problemi più comuni che si presentano nella pratica è la mancanza di norme coerenti in materia di viaggi d’affari. Nelle aziende private spesso si pensa che sia sufficiente “fare come nel budget”, ma questo è un errore: ogni organizzazione dovrebbe avere procedure personalizzate. La mancanza di norme e regolamenti significa che vengono automaticamente applicate le regole del regolamento, che non sempre si adattano alle realtà del mercato. Ad esempio, nelle aziende in cui i pernottamenti standard costano molto di più del limite del 150% della diaria. È quindi opportuno definire chiaramente al proprio interno le tariffe, i limiti e le modalità di documentazione delle spese.
Un altro errore comune è il conteggio improprio delle diarie, soprattutto in situazioni in cui il viaggio dura più giorni e prevede diversi orari di inizio e fine. Spesso si dimenticano le detrazioni per i pasti nel prezzo di un pernottamento, gonfiando così le diarie. A sua volta, anche la detrazione non giustificata (ad esempio, la detrazione della colazione che non è stata effettivamente fornita) porta a errori. Infine, molti dipendenti e datori di lavoro dimenticano il termine di 14 giorni per la liquidazione. Una volta superato, il datore di lavoro può rifiutarsi di rimborsare parte delle spese o imputare l’anticipo come reddito imponibile.
Un’ultima questione, ma altrettanto importante, è la contabilizzazione delle trasferte degli autisti e dei lavoratori mobili secondo le regole delle deleghe classiche. Dall’entrata in vigore delle disposizioni del Pacchetto Mobilità (2022), gli autisti del trasporto internazionale non sono più trattati come persone in viaggio d’affari ai sensi del Codice del Lavoro. La loro retribuzione viene regolata in base alle norme sull’orario di lavoro dei conducenti e non in base alla diaria. Per le aziende di trasporto si tratta di un cambiamento fondamentale: l’applicazione scorretta delle vecchie regole può comportare sanzioni durante un’ispezione PIP o ITD.
Viaggio d’affari – lista di controllo per i dipendenti e le risorse umane – cosa bisogna ricordare?
È buona norma disporre di una breve lista di controllo per organizzare l’intero processo di delega. Prima della partenza, il dipendente deve ricevere un ordine di viaggio di lavoro che indichi chiaramente lo scopo, il luogo, la data, il mezzo di trasporto e l’eventuale anticipo. L’ufficio Risorse Umane deve occuparsi della prenotazione dell’alloggio e di eventuali accordi con i fornitori di servizi, in modo che le fatture vengano addebitate all’azienda. È inoltre consigliabile stabilire in anticipo come verranno fatturati i pasti e gli spostamenti locali, per evitare malintesi al ritorno.
Quando si viaggia, raccogliere le prove delle spese: biglietti, fatture, ricevute, fatture dell’hotel. Se non è possibile ottenerli (ad esempio, biglietti elettronici, tariffe di parcheggio senza fattura), preparate una breve dichiarazione. Al ritorno, il dipendente ha 14 giorni di tempo per saldare il conto. Compila il modulo di liquidazione della missione, indica le date e gli orari di partenza e di ritorno, indica i pasti forniti, allega le ricevute e firma il documento. L’Ufficio Risorse Umane verifica i dati, ricalcola l’indennità (in base alle soglie temporali e alle detrazioni), controlla la correttezza del chilometraggio e le eventuali eccedenze soggette a PIT/ZUS.
Se l’azienda effettua un pagamento anticipato, la differenza viene addebitata o detratta dopo la liquidazione. Nella buona pratica delle risorse umane, è sempre più frequente l’utilizzo di sistemi elettronici (ad esempio nell’ERP o nelle app mobili) che ricalcolano automaticamente le tariffe e consentono l’accettazione online della liquidazione. In questo modo non solo si riducono i tempi del flusso di lavoro, ma si minimizzano anche gli errori contabili.
Domande frequenti (FAQ) – Viaggi d’affari
No. Un viaggio d’affari è solo un viaggio su istruzioni del datore di lavoro per svolgere un compito specifico al di fuori della sede legale o del luogo di lavoro permanente. Se nel contratto è scritto “in tutta la Polonia”, i viaggi nazionali non possono essere considerati viaggi d’affari.
Di norma, no. Il tempo di viaggio dopo l’orario di lavoro non è orario di lavoro se il dipendente non sta svolgendo mansioni lavorative durante tale periodo. Fanno eccezione i casi in cui il dipendente sta guidando o sta lavorando attivamente.
Il regolamento è chiaro: entro 14 giorni dal rientro. Dopo questo termine, il datore di lavoro ha il diritto di rifiutare il rimborso delle spese non documentate.
No, purché rientri nei limiti stabiliti dalla normativa. L’eccedenza rispetto a tali limiti è tassata e soggetta a contributi.
Il dipendente ha diritto a un importo forfettario pari al 150% della diaria (cioè 67,50 PLN) per ogni pernottamento della durata minima di 6 ore tra le 21:00 e le 7:00.